Как задокументировать командировочные расходы, и не уплачивать с них страховые взносы

Вопрос.

Нашей организации дана высокая оценка — заявке на грант эксперты вынесли вердикт «одобрить». Это означает, что через короткое время мы подойдем к пункту календарного плана «Выездные мероприятия».
При оформлении командировок как сотрудникам грант-проекта лучше подойти к документальному подтверждению проезда и проживания, чтобы компенсируемые им после окончания командировки суммы были признаны корректно оформленными?

Ответ.

Примите поздравления, новый проект — это новые возможности для НКО. Тем не менее, возникают и обязательства. Включая вопросы соблюдения норм, связанных с трудовым и налоговым законодательством, в том числе при оформлении служебных командировок.

Командировки сотрудников НКО

По-видимому, вам не обойтись без того, чтобы ваши сотрудники отправлялись в населенные пункты, отличные от места осуществления деятельности вашей организации.

Дорогие и известные гостиницы

Часто бюджет проекта не подразумевает использования номерного фонда известных отелей вследствие допустимого в проекте ценового предела и соображений экономии со стороны авторов проекта.

В таком случае, фактически НКО стремится провести эконом-размещение своих сотрудников в командировке.

Риски размещения в объектах с малой проходимостью

Среди небольших гостиниц, которые предлагают оказание услуги проживания, часто встречаются объекты индивидуальных предпринимателей, которые, в свою очередь, не всегда соблюдают кассовую дисциплину и предоставляют полный пакет необходимых документов, несмотря на заверения при дистанционном бронировании.

Альтернативы в ведомственных центрах повышения квалификации

Среди проверенных временем способов недорого разместить сотрудника можно вспомнить внутриведомственные центры повышения квалификации, оказывающие платные услуги.

Перед отправкой сотрудников в командировку заблаговременно спишитесь и проведите первичные устные переговоры с организациями, которые постоянно проводят курсы повышения квалификации.

Предварительное документальное согласование

У них практически гарантированно найдется для вас решение — заключить договор о сотрудничестве, написать письмо с просьбой разместить сотрудника, получить запрос от местной организации-партнера на размещение прибывающего на мероприятие сотрудника вашей организации и т.п. Вариантов оформления оснований пребывания вашего сотрудника в указанном ведомственной центре немало.

Командировка идет, и вы спокойны

Впоследствии вы посылаете сотрудника в командировку, он размещается в подобном центре, и кассовая дисциплина будет точно на высоте. Так ваша организация своевременно проведет выездную работу, а привезенные из командировки сотрудником документы порадуют вашего бухгалтера.

Помните, что в соответствии с п. 2 ст. 422 Налогового кодекса Российской Федерации страховыми взносами не облагаются компенсационные выплаты работникам по их командировкам (суточные). Возмещение фактических расходов на проезд, перелет, багаж, а также в связи с наймом жилого помещения производится на основе документально подтверждаемых расходов.

В ином случае, описанном нами в начале данной заметки, приведут к тому, что расходы придется облагать страховыми взносами. Находим соответствующее разъяснение в письме № 03-04-05/7999 Минфина России от 09 февраля 2018 года — при отсутствии документов суммы на возмещение расходов не могут быть признаны компенсационными выплатами, а значит, облагаются страховыми взносами в общем порядке.